Organisation
So bekommen Sie Zeitfresser in den Griff
Viele Handwerker verschieben wichtige Aufgaben auf die Abendstunden, weil sie dann mehr Ruhe haben. Doch auf die Dauer zehrt das an den Kräften - bis hin zum Burn Out.
Mit diesen Tipps bekommen Sie die Zeitfresser im Büro in den Griff.
Regel Nr. 1: Verwechseln Sie Menschen nicht mit Störungen!
Wer an einer wichtigen Aufgabe sitzt, dem kommt jeder Anruf, jeder unangemeldete Besuch ungelegen. Doch verwechseln Sie Menschen nicht mit Störungen.
Kommunikation ist die wichtigste Aufgabe des Chefs. Das erwarten Kunden und Mitarbeitern gerade in Handwerksbetrieben.
Um Zeitfresser in den Griff zu bekommen, müssen Sie Kommunikation lenken, nicht verhindern.
Regel Nr. 2: Verwechseln Sie Wichtiges nicht mit Dringendem
Dringend scheint immer alles zu sein, doch was ist wirklich wichtig?
Filtern Sie aus den scheinbaren Störungen jene Informationen heraus, die unmittelbar wichtig für den Erfolg des Betriebs sind. Für alles andere können Sie einen späteren Termin einplanen oder die Aufgabe gleich delegieren.
Regel Nr. 3: Nehmen Sie sich fünf Minuten Zeit!
Klären Sie bei jeder vermeintlichen Störung sofort, um was es geht, und prüfen Sie, ob sich das Problem binnen fünf Minuten lösen lässt.
Wenn das der Fall ist, sollten Sie sich sofort darum kümmern. Es zu verschieben, würde viel mehr Zeit kosten (Termin setzen, noch einmal hineindenken usw.).
Lässt sich die Aufgabe nicht so schnell erledigen, dann setzen Sie dafür einen Termin.
Regel Nr. 4: Machen Sie klare Ansagen!
Sagen Sie höflich, aber deutlich, wenn es gerade nicht passt. Vereinbaren Sie dann einen Termin, den Sie auch wirklich einhalten können.
Haben Sie etwas zeitlichen Spielraum, dann können Sie das auch zu Gesprächsbeginn signalisieren, indem Sie entweder eine Frist vorgeben ("Wir haben fünf Minuten Zeit, worum geht es?") oder indem Sie direkt und ohne Small Talk zur Sache kommen ("Was kann ich für Sie tun?").
Wie Sie auch ohne große Worte signalisieren können, dass es gerade jetzt nicht passt, erfahren Sie auf der nächsten Seite .
