Zeitkiller E-Mails

So bekommen Sie Ihre E-Mails in den Griff!

E-Mails sind echte Zeitkiller in jedem Betrieb. Sie wollen sich selbst Zeit beim Schreiben und Suchen ersparen und schnellere Reaktionen? Dann sollten Sie diese 5 Tipps beachten.

E-Mails sollten das Leben eigentlich erleichtern. Stattdessen können sie sich zu bösen Zeitfressern entwickeln:

• wenn Sie selbst nach wichtigen E-Mails suchen, die sie vor Wochen verschickt haben,
• wenn Empfänger spät oder gar nicht auf E-Mails antworten,
• wenn wichtige Inhalte vom Empfänger einfach übersehen werden.

Hier unsere 5 Tipps, wie Sie solche Probleme vermeiden:

1. Ein Thema - eine E-Mail!

Sie haben mit einem Adressaten mehrere Punkte zu klären, die nicht direkt miteinander zusammenhängen? Zum Beispiel Rückfragen zu zwei verschiedenen Bauprojekten an einen Architekten oder zu verschiedenen Bestellungen an einen Lieferanten? Dann versenden Sie zu jedem dieser Punkte eine eigene E-Mail und packen Sie nicht alle in eine.

Die Vorteile:

• Sie verringern so die Gefahr, dass der Empfänger vielleicht eine wichtige Information übersieht. 

• Die "Eine-Mail-ein-Thema"-Regel erleichtert es dem Empfänger, auf schnell zu erledigende Punkte auch schnell zu reagieren. Eine Sammel-Mail mit mehreren Themen verleitet eher dazu, erst dann zu antworten, wenn alle Punkte erledigt sind. Oder die ganze E-Mail erst einmal zur Seite zu legen, weil sie so viel Zeit kostet. 

• Wenn Sie eine E-Mail später noch einmal suchen, werden Sie sie leichter schon anhand der Betreffzeile erkennen. Das gilt genauso für den Empfänger.

Relativ leicht lässt sich diese Regel durchhalten bei E-Mails an Mitarbeiter und Lieferanten, aber auch bei Geschäftskunden, mit denen Sie ständig im E-Mail-Kontakt stehen.

Wenn es nicht anders geht: Mehrere Themen auch in der Betreffzeile ansprechen!

Auf Privatkunden könnte die "Eine-Mail-ein-Thema"-Regel unter Umständen nervig wirken. In solchen Fällen sollten Sie in der Betreffzeile die verschiedenen Punkte kurz ansprechen, zum Beispiel "Terminvorschlag + Probleme Materiallieferung + ...". Dann geht nichts so leicht unter.

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