Prozesse per Knopfdruck optimieren

Darauf müssen Sie achten

Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) in einem Unternehmen ist ein komplexes Projekt. Edith Gramberg von der Handwerkskammer Oldenburg rät Unternehmern bei der Einführung, auf Folgendes zu achten:

Alle müssen mitziehen: Der Aufbau eines solchen Systems funktioniert nur, wenn wirklich alle mitziehen und Akten konsequent digital bearbeiten. Klinkt sich nur ein einzelner Bereich im Unternehmen aus, bleibt der Nutzen der Software auf der Strecke.

Kontinuierliche Betreuung: Eine solche Lösung wächst. Daher ist der Support durch den IT-Dienstleister gerade während der Aufbauphase wichtig. Ideal ist es, wenn das Softwarehaus in der Nähe ist oder die Spezialisten online auf das System zugreifen können.

Qualifiziertes Personal: Wer denkt, vorhandene Dokumente könnte mal eben eine Hilfskraft auf 400-Euro-Basis einscannen, der irrt. Ganz wichtig ist es, dass wirklich nur relevante Daten im System hinterlegt werden. Daher müssen qualifizierte Leute entscheiden, was digitalisiert wird und welche Suchmöglichkeiten es für die eingegebenen Dokumente geben soll.

Gute Technik: Ebenfalls entscheidend ist die technische Basis eines DMS. Gerade beim Scanner sollte nicht gespart werden.

Ordentlich aufgebaut, erleichtert ein DMS die tägliche Arbeit im Betrieb ganz erheblich, sagt Gramberg.

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