Mehr Netto vom Brutto: 8 steuerfreie Gehaltsextras

Auf einen Blick:

• Gehaltserhöhungen oder Urlaubsgeldzahlungen schmelzen wegen der Steuerprogression zusammen, so dass die Mitarbeiter davon netto wenig übrig behalten.

• Für viele Gehaltsbausteine wie Tankgutscheine, Internetzuschüsse oder Erholungsbeihilfen gibt es steuer- und sozialversicherungsrechtliche Freiräume, die es auszuschöpfen gilt.

• Diese Gehaltsextras eignen sich zum Einstieg, weil sie auch für Kleinstbetriebe leicht umzusetzen sind und alle Seiten davon profitieren.

Mehr Gehalt = mehr Geld = mehr Motivation: Diese Gleichung stimmt nicht immer. Weil die „kalte Progression“ zu Buche schlägt, so dass höhere Steuern und Sozialabgaben fällig werden. Oder weil die Mitarbeiter andere, einfallsreichere Leistungen mehr zu würdigen wissen.

Hier kommen Gehaltsextras wie Gutscheine, Internetzuschüsse, Erholungsbeihilfen oder die betriebliche Altersversorgung ins Spiel, die unter bestimmten Bedingungen steuer- und sozialabgabenfrei sind.

Die Diplom-Betriebswirtin Birgit Ennemoser leitet bei der Stuttgarter Beratungsgesellschaft Auren den Bereich HR Services. Sie berät Unternehmen, die bei ihren Mitarbeitern mit innovativen Lohnkonzepten punkten wollen. Ihr „Ratgeber Gehaltsextras“ ist in diesem Jahr in dritter Auflage erschienen. Darin wird deutlich, wie viele Möglichkeiten das Einkommenssteuergesetz inzwischen bietet, um das Nettoeinkommen der Mitarbeiter aufzustocken.

Für handwerk.com hat Birgit Ennemoser acht Entgeltbausteine zusammengestellt, die ein Handwerksbetrieb mit wenig Aufwand und großer Wirkung einführen kann. Hier ist ihr Lohnergänzungsbaukasten für Kleinbetriebe:

Kinokarten, Tankgutscheine oder ein Vertrag mit einem Fitness-Center – Sachleistungen dieser Art sind bis zu einem Gesamt-Bruttowert von 44 Euro pro Monat steuer- und sozialabgabenfrei. „Die Leistungen müssen einen irgendwie gearteten Sachbezug haben und die Betriebe dürfen kein Bargeld aushändigen“, sagt Lohnexpertin Ennemoser. Kartenanbieter wie Sodexo und Bonago bieten dafür eine Lösung in Form von Prepaid-Karten und Gutscheinsystemen. Damit können Ihre Beschäftigten bei einer Vielzahl von Partnern wie Handelsketten, Restaurants, Tankstellen oder Online-Shops einkaufen.

Zu beachten ist, dass es sich bei den 44 Euro nicht um einen Freibetrag, sondern um eine Freigrenze handelt: Sobald sie überschritten ist, fallen für diesen Monat die gesamten Steuervorteile für sämtliche Sachleistungen weg.

Einfach und zudem noch werbewirksam ist auch dieser Griff in die Steuertrickkiste: Ihr Mitarbeiter klebt einen Werbeaufkleber auf sein Privatfahrzeug, der laut Birgit Ennemoser mindestens die Größe eines „Deutschland-D“-Aufklebers haben sollte. Für diese Fahrzeugwerbung schließen Sie mit Ihrem Arbeitnehmer einen Werbeflächenmietvertrag. Die Werbung dürfen Sie mit bis zu 21 Euro pro Monat vergüten, ohne dass dafür Abgaben anfallen.

Eine gute Alternative zum freiwilligen Urlaubsgeld ist aus Sicht von Ennemoser die Erholungsbeihilfe. Als Arbeitgeber entrichten Sie dafür pauschal 25 Prozent an Lohnsteuer (zzgl. Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag). Für Arbeitnehmer ist die Beihilfe steuer- und sozialabgabenfrei. Dabei sind jedoch die folgenden Höchstgrenzen zu beachten: Für den einzelnen Arbeitnehmer sind 156 Euro Beihilfe pro Kalenderjahr steuer- und sozialabgabenfrei. Hinzu kommen 104 Euro pro Jahr für Ehegatten sowie 52 Euro für jedes Kind. Bei einer vierköpfigen Familie summiert sich die Beihilfe also auf 364 Euro.

Anders als beim „klassischen“ Urlaubsgeld mit bis zu 50 Prozent Abzügen kommt dieser Betrag also netto bei den Arbeitnehmern an. Voraussetzung ist, dass der Urlaub innerhalb von drei Monaten vor oder nach Auszahlung der Erholungsbeihilfe angetreten wird. Dabei ist es unerheblich, ob die Zahlungsempfänger den Urlaub im Ausland oder zuhause verbringen. Birgit Ennemoser hält die Erholungsbeihilfe für einen „guten Einstiegsbaustein“, weil er sich mit dem klassischen Urlaubsgeld kombinieren lässt.

Als weiteren Baustein empfiehlt sie die Bezuschussung von Fahrtkosten für den Arbeitsweg. Bei Vollbeschäftigung gilt die folgende Formel: 15 Tage x Anzahl der Kilometer vom Wohnort zur Arbeitsstätte x 0,30 Euro. Wohnt ein Arbeitnehmer zum Beispiel 40 Kilometer vom Betrieb entfernt, so können Sie ihm 180 Euro monatlich zahlen. Mitarbeiter, die öffentliche Verkehrsmittel nutzen, können sich alternativ auch den Preis ihrer ÖPNV-Monatskarte erstatten lassen. Für die Fahrtkostenzuschüsse fällt eine Pauschalsteuer von 15 Prozent an.

Kindergartenkosten können Sie voll oder anteilig erstatten, ohne dass dafür Steuern zu zahlen sind. Ihre Mitarbeiter müssen Ihnen lediglich einmal pro Jahr die Originalrechnung vorlegen. Damit will der Staat verhindern, dass sie den Betrag im Rahmen ihrer Einkommensteuererklärung noch ein zweites Mal geltend machen. Bezuschussen Sie nur einen Teil der Kosten, so müssen Sie sich trotzdem die Originalrechnung vorlegen lassen und darauf vermerken, welchen Anteil Sie erstattet haben. Dieser gestempelte und gezeichnete Beleg bleibt als Kopie in der Personalakte, das Original bekommt der Arbeitnehmer für seine Steuererklärung.

Doch Vorsicht: Birgit Ennemoser warnt davor, den Zuschuss allzu hoch anzusetzen. „Wenn die Kinder zur Schule kommen, fällt er weg, und das sollte für die Mitarbeiter keinen allzu harten Einschnitt bedeuten“, sagt die Lohnexpertin. Was ursprünglich motivierend wirken sollte, könne dann leicht zum Bumerang werden, weil die Leistung wieder zurückgenommen wird. Das Gleiche könne passieren, wenn Mitarbeiter ohne Kinder das Gefühl haben, benachteiligt zu werden.

Wenn der Mitarbeiter privat über einen Internetanschluss verfügt, kann das Unternehmen die von ihm nachgewiesenen Nutzungsgebühren bis zu einer Höhe von 50 Euro pro Monat erstatten. Es muss diesen Betrag mit 25 Prozent pauschal versteuern. Dabei reicht es aus, wenn der Arbeitnehmer eine schriftliche Bestätigung über die Kosten seines Internetvertrages vorlegt.

Attraktiv sind der Steuerfachfrau zufolge auch vom Unternehmen finanzierte Handys oder Smartphones, welche die Mitarbeiter sowohl beruflich als auch ohne jede Einschränkung privat nutzen können. Damit die Überlassung der Geräte steuerfrei ist, muss das Unternehmen sie kaufen oder leasen – das ist die entscheidende Voraussetzung. Auch die vom Arbeitgeber getragenen Verbindungsentgelte (Grundgebühr, sonstige laufende Kosten) werden dann nicht besteuert.

Auf einem anderen Blatt steht dabei, wie Sie als Unternehmer den Datenschutz gewährleisten und verhindern, dass die private Nutzung im Betrieb ausufert. Das zweitgenannte Problem stellt sich aber auch dann, wenn die Mitarbeiter ihre privaten Geräte mit zur Arbeit bringen. Deshalb ist es ohnehin erforderlich, dafür bestimmte Regeln festzulegen. Mehr dazu erfahren Sie im handwerk.com Beitrag „Private Smartphones im Betrieb: So setzen Sie Verbote richtig durch“.

Komplett wird der Lohnergänzungsbaukasten aus Sicht von Birgit Ennemoser, wenn der Betrieb auch etwas für die Altersversorgung der Mitarbeiter tut. „Die anderen Maßnahmen schlagen sich ja nicht im Rentenkonto nieder, weil für die Nettoboausteine keine Sozialversicherungsbeiträge zu zahlen sind.“

Bei Verträgen mit Direktversicherungen, Pensionskassen und Pensionsfonds, die nach dem 1. Januar 2005 abgeschlossen wurden, bleiben im Jahr 2017 3048 Euro steuer- und sozialversicherungsfrei. Darüber hinaus können jährlich weitere 1800 Euro steuerfrei und im Falle der Pensionsfonds auch sozialversicherungsfrei für die Altersvorsorge genutzt werden. Die Beiträge können Sie als Arbeitgeber entweder allein als Gehaltsextra aufbringen, oder Sie behalten einen Teil des Bruttolohns ein und führen diesen an die Versicherung ab (sog. Bruttoentgeltumwandlung). Dadurch fallen für die Mitarbeiter weniger Lohnsteuern und Sozialabgaben an.

Die Expertin rät grundsätzlich dazu, sämtliche Gehaltsextras vor der Einführung selbst oder über den Steuerberater mit dem zuständigen Finanzamt abzustimmen, um auf der sicheren Seite zu sein. Dafür können Sie das Instrument der sogenannten Anrufungsauskunft nutzen. Außerdem sei für jedes Extra eine Ergänzung des Arbeitsvertrages erforderlich. „Man sollte die Umsetzung also nicht auf die leichte Schulter nehmen, sondern sauber planen“, erläutert Ennemoser. „Dann haben alle Beteiligten lange Freude an diesen Nettoentgeltoptionen und erleben kein böses Erwachen im Rahmen der Lohnsteuerprüfung.“

Die Diplom-Betriebswirtin Birgit Ennemoser ist Autorin des Buches „Ratgeber Gehaltsextras“. Sie führt darin aus, wie Mitarbeiter durch steuerfreie Leistungen, pauschalbesteuerte Lohnbestandteile und sonstige Leistungen an das Unternehmen gebunden werden können. Diese Entgeltoptimierungsmaßnahmen veranschaulicht sie mit Hilfe zahlreicher Beispiele, Hinweise und Übersichten.