Inhalt der Presseinfo: Die fünf "W"

Ihre Presse-Info sollte eine Antwort auf die fünf "W" enthalten: Wer? Was? Wie? Wann? Warum? Die Reihenfolge ist variabel und abhängig von der Wichtigkeit der Informationen

von Birgit Lutzer

Die fünf "W" sind die wichtigsten Informationen für jeden Journalisten, den Sie kontakten. Sie helfen bei der Entscheidung, ob das Thema interessant ist und ersparen ihm vielleicht zeitaufwändige Nachfragen.

Ein Beispiel:

Wer? Ihr Betrieb
Was? veranstaltet einen Tag der offenen Tür
Wann? am Samstag, den 6. April ab 9:00 Uhr
Wie? mit einem spannenden Rahmenprogramm
Warum? aus Anlass der Erweiterung der Geschäftsräume

Verständlich formulieren
Manche Unternehmen möchten ihre Kompetenz durch das Verwenden vieler Fremdwörter und Fachausdrücke unter Beweis stellen. Auch wenn Sie bei Journalisten die Kenntnis von Fremdwörtern voraussetzen können, kommt ein verständlich formulierter Text mit kurzen Sätzen viel besser an als eine wissenschaftliche Abhandlung. Denn der Journalist hat meistens wenig Zeit und möchte beim einmaligen Überfliegen Ihrer Presse-Info entscheiden, ob die Sache für ihn interessant ist. Machen Sie es ihm leicht.

Der Anschein von Neutralität
"Wir schreiben keine Werbeartikel über einzelne Unternehmen! Wir berichten nur über Fakten, die für die Allgemeinheit interessant sind!" ist ein häufig geäußerter Kommentar von Journalisten. Es kommt beim Formulieren der Presse-Info darauf an, ihr den Anschein von neutraler Informationsübermittlung zu verleihen und sie trotzdem abwechslungsreich zu formulieren. Adjektive und wertende Ausdrücke sollten sparsam eingesetzt werden, um nicht den Eindruck eines Werbetextes zu erwecken. Wie bekommt man diesen "Spagat" hin? Präsentieren Sie die Fakten so, dass der Leser selbst die positive Wertung als Schlussfolgerung zieht.

Ein Beispiel

So nicht - platter Werbetext: "Unser Betrieb ist so großartig, weil wir den Gewinn im letzten Jahr verdoppeln konnten. Dieser positive Trend wird sich mit Sicherheit fortsetzen. Ein Grund dafür sind unsere hochqualifizierten Mitarbeiter, die zu den Spitzenkräften ihres Faches zählen!"
Besser - Präsentation von Fakten: "Der Erfolg des Betriebs zeigt sich schon an den Zahlen: Im letzten Jahr wurde der Gewinn verdoppelt. Geschäftsführer Heribert Schön vermutet: „Bei unseren Mitarbeitern legen wir großen Wert auf die Qualifikation. Und das spüren unsere Kunden!"

Auf Länge und Lesbarkeit achten
Der Text sollte nicht länger als eine DIN A4 – Seite sein. Und wenn Sie in Ausnahmefällen doch einmal einen längeren Text verfassen müssen, verwenden Sie für eine bessere Lesbarkeit Zwischenüberschriften. Für die bessere Lesbarkeit empfehlen sich Absätze. Wenn Sie einen informativen Text ohne persönliche Anrede verfassen, gelten folgende formale Parameter: Zeilenabstand 1,5 Punkt und breiter Rand rechts (ca. 7 cm) für Anmerkungen des Journalisten.

Manche Journalisten wünschen den Pressetext als E-Mail, weil sie ihn dann besser bearbeiten können. Fragen Sie vorher, in welchem Format Sie die Datei schicken sollen.

Birgit Lutzer ist frei Journalistin und Inhaberin des Bielefelder Trainingsinstituts LUTZERTRAIN, das sich auf Marketing- und PR-Seminare spezialisiert hat.