Immer und überall erreichbar

"E-Mail-Push“-Dienst bringt interne und externe Kommunikation voran. So sind Sie und Ihre Mitarbeiter stets auf dem neuesten Stand.

"E-Mail-Push“-Dienst bringt die interne und externe Kommunikation voran. So sind Sie und Ihre Mitarbeiter stets auf dem neuesten Stand.

Problemstellung: Zeitverzögerte Kommunikation mit Kunden und Mitarbeitern

Der Chef ist oft unterwegs. Gleichzeitig wird von ihm in seiner Position verlangt, dass er sowohl in Richtung der Kundenseite als auch intern die Fäden zusammenhält. Zum einen muss er dazu jederzeit auf dem Laufenden sein, zum anderen muss er stets einen Überblick über seine Terminplanung und die seiner Mitarbeiter behalten. Aber auch die Organisation und die Arbeitsprozesse seines Teams müssen auf lange Sicht optimiert werden. So müssen zum Beispiel Aufgaben und Kontakte regelmäßig und automatisch abgeglichen werden.

Damit er in der kurzen Zeit, die er im Büro verbringt, keine E-Mails "abarbeiten“ muss, sucht er nach einer Lösung, die ihm ermöglicht, die Reisezeit sinnvoll mit der Beantwortung seiner E-Mails zu nutzen. Vor ein paar Tagen hat er eine wichtige E-Mail seines Geschäftsführers mit einer beträchtlichen Zeitverzögerung beantwortet, was zur Folge hatte, dass ein großer Auftrag fast verloren gegangen wäre. Der uneingeschränkte Zugriff überall und zu jeder Zeit ist deshalb aufgrund seiner vielfältigen Aufgaben für ihn unverzichtbar.

Lösung: Nachrichten automatisch weiterleiten und empfangen

Für den reibungslosen Informationsfluss sorgt ein sogenannter E -Mail-Push-Dienst. Dieser macht es möglich, Nachrichten automatisch weiterzuleiten und auch zu empfangen. Wenn etwa der Vertriebsleiter von unterwegs aus einen neuen Termin in sein Blackberry eingibt, wird dieser sofort mit den Terminkalendern der anderen Nutzer synchronisiert. Auch Kontakte oder Aufgaben gleicht die Lösung bei Änderung automatisch ab. So können Anfragen schnell und einfach beantwortet werden, auch wenn er nicht im Büro ist. Zudem bleibt der Überblick über die aktuelle Terminlage immer gewahrt. Der Vertriebsleiter ist immer auf dem aktuellen Stand und kann sofort reagieren.

Auch werden die Daten ohne Medienbruch übertragen und Fehler vermieden. Damit gehen keine Informationen verloren – und manuelles Nachtragen gehört der Vergangenheit an. Zwischen den Kundenterminen kann er mit seinem Blackberry die E-Mails checken und beantwortet wichtige Anfragen von Kunden und Mitarbeitern sofort.

Möchte er nach einem Tag mit zahlreichen Außenterminen nicht mehr zurück ins Büro, ist er auch von zu Hause aus immer up to date. Denn auch dort hat er Zugriff auf alle Nachrichten und Unternehmensdaten – und gewinnt zudem noch Zeit für sich und seine Familie.

Vorteile: E-Mail-Push

Direkter wirtschaftlicher Nutzen

E –Mail-Push-Services sind webbasiert. So werden Einstiegskosten in eigene Serverhardware und Betriebs- und Wartungskosten gespart.

Die Kosten sind gut kalkulierbar: Es gibt einen monatlichen Festpreis pro Mitarbeiter, und es müssen keine kostspieligen Lizenzen bezahlt werden.

Auch die Anschaffung teurer Endgerätehard- und -software entfällt.

Indirekter wirtschaftlicher Nutzen

Verbesserte Entscheidungsgrundlagen durch zeitnahe Information, z. B. bei Fragen beim Kunden vor Ort.

Durch das direkte Beantworten von Kundenanfragen ist der Vertriebsleiter seiner Konkurrenz um Längen voraus.

Wichtige Kunden erreichen den Entscheider im Vertrieb sofort.

Virtueller Nutzen intern und extern

Termine, Aufgaben und Kontakten werden in Echtzeit abgestimmt. Zeitaufwendiges manuelles Abgleichen ist nicht mehr nötig.

Fehler in der Übermittlung von Nachrichten durch einen Kollegen werden vermieden.

Interne Prozesse werden beschleunigt, weil die Mitarbeiter den Vertriebsleiter jederzeit erreichen.

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