Ordnung auf dem Schreibtisch

Büroorganisation: Alles im Griff

Ordnung im Büro

Expertenrat: Die besten Tipps von den Büroorganisatorinnen Joana Schulz und Ingrid Bischoff.

Sofortprinzip: Nie ein Schriftstück lesen, ohne zu entscheiden, was damit passieren soll.

Neue Termine: Entstehende Termine oder Aufgaben sofort notieren, das entlastet das Gedächtnis.

Regelmäßig ausmisten: Ob Akte oder Datei, was nicht Buchhaltung oder Betrieb betrifft, kann weg.

Eins zur Zeit: Wenn möglich, nur einen Vorgang auf dem Schreibtisch halten, alles weitere lenkt ab.

Eine Ordnung: Die EDV-Ablage sollte die Papierablage spiegeln. Gleiche Namen für Akten und virtuelle Ordner bringen Übersicht. Auch der Maileingang lässt sich so anlegen.

Besser als Ausdrucken: Wandeln Sie Mails in Aufgaben um. Per Maus die Mail in Outlook auf den Aufgabeordner ziehen, Bearbeitungszeitpunkt festlegen und sich von Outlook erinnern lassen.

Telefonblock: Ein Spiralblock für Gesprächsnotizen. Abgearbeitete Anfragen werden durchgestrichen, aber aufbewahrt. So ergibt sich ein Telefonprotokoll. Falls eine Notiz weitergegeben werden muss, dann auf einen neuen Zettel. So verschwinden keine Telefonnummern mehr.

Fristen: Steuer- oder Handwerkskammerberater klären Fragen zur Aufbewahrungsdauer von Dokumenten.

Arbeitsschutz: Wer Mitarbeiter beschäftigt, muss Arbeitsschutzrichtlinien beachten. Gute Bürodienstleister kennen diese und beraten fachgerecht etwa in puncto Licht oder Fluchtwege.