Auf einen Blick:
- Ihr Anliegen wird in einer E-Mail besser wahrgenommen, wenn Sie die Botschaft am Ende noch einmal kurz auf den Punkt bringen.
- Der Gruß am Ende sollte individuell auf Anlass und Empfänger zugeschnitten sein.
- Zeitgemäße Formulierungen sind in E-Mails erwünscht, Phrasen und Übertreibungen nicht angebracht.
von Martina Jahn
Immer mehr Geschäftspost wird digital erledigt. Das geht schneller und ist kostengünstiger als der herkömmliche Postweg. Dieser Trend beeinflusst auch unseren Umgang miteinander. „Generell ist der Ton in der E-Mail-Korrespondenz etwas lockerer geworden“, sagt Andreas Franken, Kommunikationsberater und Leiter der Akademie für Management-Kommunikation und Redenschreiben in Bonn.
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Von zu viel sprachlicher Lockerheit rät der Sprachexperte Franken ab: Auch in E-Mails erwarten Ihre Adressaten von Ihnen zu recht eine seriöse Ansprache. „Das ist kein privater Chat“, betont er und weist darauf hin, dass in der Flut von Mails häufig die Botschaft untergeht. Deshalb sei es wichtig, dass Sie am Ende Ihr Anliegen noch einmal kurz zusammenzufassen – besonders, wenn Sie auf eine Rückmeldung Ihres Empfängers angewiesen sind.
Die Schlussformel spiegelt das Verhältnis von Sender und Empfänger wider. Je persönlicher Sie Ihren Gruß formulieren und je besser Sie sich auf den Anlass beziehen, desto eher bleibt Ihre E-Mail im Gedächtnis des Adressaten haften.
Tipp 1: Grußformeln in E-Mails
Im elektronischen Zeitalter hat die Vielfalt der Schlussformeln zugenommen. Andreas Franken nennt einige Beispiele und erläutert, wann welcher Gruß angebracht ist:
Mit freundlichen Grüßen/Freundliche Grüße: Ist nach wie vor der „Standard“. Da die Formulierung eher formell und distanziert wirkt, bietet sie sich z.B. beim ersten Kontakt zu einem bisher unbekannten Empfänger an.
Mit besten Grüßen/Beste Grüße: Etwas lockerer als die „freundlichen Grüße“, hat sich in der Geschäftspost aber ebenfalls etabliert.
Mit freundlichen/besten Grüßen nach Hamburg/an die Elbe: Der örtliche Bezug macht sympathisch, denn er suggeriert, dass Sie jetzt auch gern am Ort Ihres Empfängers wären. Grüßen Sie daher immer „nach XY“ und nicht „aus XY“. Denn Grüße „aus Hannover/von der Leine“ drücken lediglich aus, dass Sie sich momentan wohlfühlen.
Liebe Grüße/Viele Grüße: Ist sehr viel informeller und setzt voraus, dass Sie den Empfänger schon gut kennen oder dass zwischen Ihnen bereits ein reger und sympathischer Austausch stattgefunden hat.
Sonnige Grüße: Dieser positive Gruß wirkt persönlich und angenehm.
Tipp 2: Fehler in Grußformeln vermeiden
Welchen Gruß Sie in einer E-Mail verwenden, hängt auch von der Vorgeschichte und dem Anlass ab. Andreas Franken rät:
- Am Anfang formell: Erst wenn Sie häufiger Kontakt zu einem Geschäftspartner haben, kann Ihr Tonfall in der Korrespondenz Schritt für Schritt etwas lockerer werden.
- Abwechslung schaffen: Verwenden Sie im Laufe nicht immer den gleichen Gruß. Variieren Sie (z.B. „Viele Grüße nach Lüneburg“, „Beste Grüße und ein schönes Wochenende“, „Sonnige Grüße und einen guten Start in die Woche“).
- Zweck beachten: Selbst wenn Sie Ihren Kunden gut kennen, sollten Sie ein offizielles Angebot nicht mit „sonnigen Grüßen“ beenden. Der Empfänger leitet Ihr Schreiben eventuell an Kollegen oder Geschäftspartner weiter – und dort hinterlassen Sie dann keinen guten Eindruck. Auch eine Mahnung oder eine Kündigung verlangen nach einem formellen Gruß.
Schlussformel immer unabhängig von der Signatur
Um nicht immer wieder einen Gruß und den eigenen Namen von Hand tippen zu müssen, integrieren manche Menschen beides in die automatische Signatur. Das ist aus zwei Gründen ungünstig:
- Die Gefahr ist groß, dass Sie die vorformulierte Grußformel stehen lassen, ohne darüber nachzudenken, welche Form aktuell angemessen ist.
- Manche E-Mail-Programme schneiden (nicht nur in der Mobil-Version) die Signatur ab, wenn Ihr Empfänger auf die Nachricht antwortet oder sie weiterleitet. Ihr Gruß und Ihr Name gehen dabei verloren.
Auf den Punkt kommen: Phrasen vermeiden
„Geschwollene Formulierungen und abgedroschene Phrasen in sind nicht mehr zeitgemäß“, sagt Andreas Franken. Gefragt ist eine klare Sprache, mit der Sie Ihr Anliegen auf den Punkt bringen. Das gilt vor allem für Grußformeln und Danksagungen:
- Verzichten Sie daher auf Phrasen wie: „Ich verbleibe mit freundlichen Grüßen“.
- Vermeiden Sie Übertreibungen wie „Mein vorzüglicher Dank für…“.
Tipp 3: Die Botschaft gehört in den letzten (Ab-)Satz der E-Mail
Je nachdem, welches Anliegen Sie in einer E-Mail haben: Fassen Sie Ihre Botschaft Am Ende der E-Mail in einem oder zwei Sätzen zusammen. Dieser Abschnitt gehört unmittelbar vor die Schlussformel und wird vom Leser besonders wahrgenommen – selbst wenn er Ihren Text ansonsten nur überflogen hat.
- Sie haben ein Angebot geschickt? Dann benennen Sie beispielsweise die wichtigsten Vorteile Ihrer Lösung. („Freuen Sie sich auf schöne Stunden auf Ihrer neuen Dachterrasse“)
- Sie bitten einen Geschäftspartner um etwas, benötigen seine Hilfe oder wünschen eine Antwort bis zu einem bestimmten Termin? Dann sagen Sie das am Ende Ihrer E-Mail. (z.B. „Wenn Sie sich beteiligen wollen, melden Sie sich bitte bis zum X.X.“).
Wenn Sie eine Reaktion wünschen, können Sie vor der Schlussformel auch einen Dank einfügen. Zum Beispiel: „Für Ihre Mühen vielen Dank im Voraus“. Damit signalisieren Sie, dass Sie es wertschätzen, dass der Empfänger Ihrem Anliegen nachkommt. Und dieser ist motivierter, für Sie aktiv zu werden.
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